Những lý do bạn nên thuê máy photocopy thay vì mua mới

Nên thuê hay mua máy photocopy? Giải đáp cho doanh nghiệp, máy photocopy là thiết bị văn phòng quan trọng, hỗ trợ công việc in ấn, sao chép tài liệu hiệu quả. Tuy nhiên, việc lựa chọn giữa thuê hay mua máy photocopy luôn là một bài toán tài chính khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ và startup tại Việt Nam, thuê máy photocopy là giải pháp tối ưu chi phí và linh hoạt nhất.

Tuy nhiên, mua máy sẽ có lợi về lâu dài nếu nhu cầu in ấn cực kỳ lớn và ổn định. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từ góc độ chuyên gia để bạn đưa ra quyết định tài chính sáng suốt nhất. 

Bảng so sánh nhanh: Nên thuê hay mua máy photocopy

Gợi ý đọc nhanh: Nếu bạn ưu tiên dòng tiền, muốn giảm rủi ro vận hành và linh hoạt nâng cấp, hãy xem cột Thuê. Nếu bạn in rất nhiều, rất đều và có đội kỹ thuật nội bộ, xem cột Mua.

Để có cái nhìn tổng quan, hãy bắt đầu với bảng so sánh trực diện giữa hai hình thức:

Ghi chú: TCO = CAPEX (khấu hao) + OPEX (mực, vật tư, linh kiện, bảo trì) + chi phí cơ hội + chi phí gián đoạn do downtime.
CPP (Cost Per Page) ≈ Tổng chi phí in / Tổng số bản in. CPP càng thấp khi khối lượng in càng lớn & vận hành ổn định.

Phân tích chi tết: Khi nào doanh nghiệp nên thuê máy photocopy?

Từ kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp SME của Chí Vinh, chúng tôi nhận thấy việc thuê máy photocopy mang lại những lợi ích chiến lược mà việc mua đứt không thể có được.

1. Tối ưu dòng tiền, không tốn chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX)

Thay vì “đóng băng” một khoản vốn lớn vào một tài sản sẽ mất giá, bạn có thể dành nguồn tiền đó để đầu tư vào marketing, nhân sự hay các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Đây là yếu tố sống còn đối với các startup và doanh nghiệp nhỏ khi đứng trước bài toán chi phí giữa thuê và mua máy.

2. Loại bỏ chi phí vận hành và bảo trì biến đổi (OPEX)

Khi bạn thuê máy photocopy giá rẻ, chi phí hàng tháng là cố định và đã bao gồm tất cả:

• Mực in.
• Vật tư, linh kiện tiêu hao (trống, gạt, sấy…).
• Chi phí nhân công kỹ thuật bảo trì, sửa chữa định kỳ. Điều này giúp phòng kế toán dễ dàng dự trù ngân sách, loại bỏ hoàn toàn các chi phí phát sinh bất ngờ.

3. Luôn được sử dụng công nghệ mới, không lo lỗi thời

Thị trường công nghệ thay đổi chóng mặt. Một chiếc máy photocopy mua hôm nay có thể trở nên lạc hậu về tính năng (bảo mật, kết nối cloud, tiết kiệm năng lượng) chỉ sau 2-3 năm. Với dịch vụ thuê, bạn dễ dàng yêu cầu đổi một dòng máy mới hơn, hiện đại hơn khi hợp đồng kết thúc.

4. Linh hoạt thay đổi máy khi quy mô công ty thay đổi

Công ty bạn mở rộng và cần một máy có công suất lớn hơn? Hay một dự án kết thúc và bạn cần thu hẹp quy mô? Dịch vụ cho thuê cho phép bạn nâng cấp, hạ cấp hoặc trả máy một cách linh hoạt mà không bị ràng buộc bởi tài sản đã mua.

5. Hạn chế cần cân nhắc:

Tổng chi phí trong một thời gian rất dài (trên 5-7 năm) có thể cao hơn chi phí mua máy ban đầu. Tuy nhiên, con số này chưa tính đến chi phí cơ hội của vốn và rủi ro hỏng hóc mà doanh nghiệp phải tự gánh khi mua.

Phân tích chi tiết: Khi nào doanh nghiệp nên mua máy photocopy?

Chúng tôi luôn tư vấn khách quan, và mua máy photocopy mới vẫn là một lựa chọn hợp lý trong một số trường hợp cụ thể.

1. Toàn quyền sở hữu và khấu hao tài sản công ty

Máy photocopy sẽ trở thành tài sản cố định của doanh nghiệp. Bạn có toàn quyền sử dụng, di chuyển và có thể đưa vào danh mục khấu hao tài sản hàng năm theo quy định của kế toán.

2. Tối ưu chi phí dài hạn (nếu nhu cầu in ấn cực lớn và ổn định)

Nếu doanh nghiệp của bạn là một công ty luật, bệnh viện, hoặc đơn vị in ấn dịch vụ với nhu cầu in ấn cực kỳ lớn và ổn định (ví dụ trên 50,000 bản/tháng), việc mua máy và tự quản lý vật tư có thể sẽ kinh tế hơn trong dài hạn (trên 5 năm).

3. Rủi ro và hạn chế

• Chi phí ban đầu rất cao: Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của công ty.
• Tốn chi phí bảo trì, sửa chữa: Mọi hỏng hóc đều do doanh nghiệp chi trả.
• Công nghệ nhanh lỗi thời: Chấp nhận rủi ro máy trở nên lạc hậu.
• Yêu cầu nhân sự quản lý: Cần có bộ phận IT hoặc hành chính có chuyên môn để quản lý, theo dõi và xử lý các sự cố cơ bản.

Tư vấn từ Chí Vinh, ai nên thuê, ai nên mua

Dưới đây là checklist giúp bạn xác định giải pháp in ấn nào tốt hơn cho mình:

Bạn nên thuê máy photocopy nếu:

✅ Là một startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME).

✅ Nhu cầu in ấn không ổn định, theo mùa vụ hoặc dự án ngắn hạn.

✅ Muốn ưu tiên dòng tiền cho các hoạt động kinh doanh chính.

✅ Không có nhân sự IT chuyên trách để quản lý thiết bị văn phòng.

✅ Muốn trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp và không phải bận tâm về máy móc.

Bạn nên mua máy photocopy nếu:

✅ Là tập đoàn lớn, cơ quan nhà nước có ngân sách dồi dào.

✅ Nhu cầu in ấn cực lớn (trên 50.000 bản/tháng) và ổn định qua các năm.

✅ Có đội ngũ IT/kỹ thuật riêng để quản lý, sửa chữa nội bộ.

✅ Có yêu cầu bảo mật cấp độ cao nhất và muốn toàn quyền kiểm soát thiết bị.

Kết Luận: Đâu là giải pháp cho doanh nghiệp của bạn?

Không có câu trả lời nào là “tốt nhất” cho tất cả, chỉ có giải pháp “phù hợp nhất” với quy mô, ngân sách và định hướng của doanh nghiệp bạn.

Qua phân tích trên, có thể thấy rằng dịch vụ cho thuê máy photocopy là lựa chọn an toàn, linh hoạt và hiệu quả về mặt tài chính cho hơn 90% các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là trong giai đoạn đầu phát triển.

Để nhận được một bản phân tích chi phí và tư vấn giải pháp “may đo” riêng cho doanh nghiệp của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Chí Vinh. Chúng tôi không chỉ cung cấp máy, chúng tôi mang đến sự an tâm.

➡️ Liên hệ ngay với Chí Vinh để nhận tư vấn và báo giá tốt nhất! – Hotline tư vấn: 0906 283 070