Những lý do nên thuê máy photocopy, vậy nên thuê hay mua máy photocopy mới?

Khi một doanh nghiệp thành lập, máy photocopy đa năng (In – Copy – Scan – Fax) là một trong những khoản đầu tư đầu tiên. Và câu hỏi nên thuê hay mua máy photocopy luôn làm đau đầu các nhà quản lý.

Là người điều hành Chí Vinh (thành lập từ 2012), tôi đã chứng kiến hàng trăm doanh nghiệp “mắc kẹt” với quyết định mua máy của mình chỉ sau 1-2 năm sử dụng. Tại sao vậy? Hãy bắt đầu với “sự thật” đằng sau việc sở hữu một chiếc máy.

“Sự thật” đằng sau việc mua máy photocopy: Bài toán chi phí ẩn (TCO)

Nhiều người chỉ nhìn vào giá bán niêm yết. Nhưng trong ngành của chúng tôi, chúng tôi gọi đó là “TCO” – Total Cost of Ownership (Tổng chi phí sở hữu). Và đây mới là những gì bạn thực sự phải trả:

1. Cú sốc chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX)

Một chiếc máy photocopy đa năng, cấu hình ổn định, tốc độ cao dành cho văn phòng (ví dụ như các dòng máy photocopy Ricoh hoặc Toshiba) có giá không dưới 40.000.000 VNĐ đến hơn 150.000.000 VNĐ.

Đây là một khoản Chi phí đầu tư vốn (CAPEX) khổng lồ.

Góc nhìn chuyên gia: Đối với một startup hoặc doanh nghiệp nhỏ (SME), số tiền này là “vốn mồi”. Thay vì “chôn” vào một tài sản tiêu hao (sẽ mất giá), bạn có thể dùng 50-100 triệu đó cho Marketing, Sales, hoặc quay vòng vốn hàng hóa. Đây là chi phí cơ hội đầu tiên bạn đánh mất.

2. Vực thẳm chi phí vận hành (OPEX) không thể kiểm soát

Bạn nghĩ mua máy là xong? Không, đó mới là lúc bạn bắt đầu “nuôi” nó. Đây là những chi phí hàng tháng, hàng quý mà các hãng bán máy thường “quên” không nhấn mạnh:

• Mực in (Toner): Đây là “nguồn sống” của máy và là nguồn lợi nhuận chính của hãng. Một hộp mực chính hãng cho máy văn phòng có thể tốn từ 2.000.000 VNĐ – 5.000.000 VNĐ và chỉ dùng được trong thời gian ngắn.
• Vật tư tiêu hao (Drum, Gạt, Lô sấy, Lô ép…): Một chiếc máy photocopy có hàng chục linh kiện cần thay thế định kỳ theo số bản in. Cụm Drum (Trống hình) có thể tốn 5-10 triệu. Cụm sấy có thể tốn 7-12 triệu. Những chi phí này sẽ “bất thình lình” xuất hiện và làm phá vỡ ngân sách của bạn.
• Chi phí sửa chữa: Máy photocopy là một cỗ máy cơ khí + điện tử phức tạp. Hết 12 tháng bảo hành, mọi lỗi hỏng vặt (kẹt giấy, lỗi bo mạch, lỗi phần mềm) đều biến thành tiền. Một lần kỹ thuật viên của hãng đến văn phòng bạn (chưa kể tiền thay đồ) cũng đã tốn 500.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ.

3. Gánh nặng vô hình: Khấu hao và rủi ro công nghệ lỗi thời

Bạn mua một chiếc máy 80 triệu. Theo luật kế toán, bạn phải trích khấu hao nó trong 3-5 năm. Nhưng thực tế, công nghệ khiến nó lỗi thời chỉ sau 2 năm.

Các tính năng mới như In ấn đám mây (Cloud Printing), bảo mật dữ liệu cấp cao, Scan to Email/Folder nâng cao… ra đời liên tục. Khi bạn mua, bạn đang chấp nhận “ôm” một công nghệ cũ. Sau 3 năm, chiếc máy của bạn có thể vẫn chạy tốt, nhưng nó trở nên chậm chạp, thiếu tính năng và giá trị bán lại gần như bằng 0.

4. Quản lý và vận hành: Khi hành chính trở thành “thợ sửa máy”

Đây là nỗi đau của các Trưởng phòng Hành chính. Khi máy hỏng:

1. Nhân viên A gọi: “Chị ơi máy kẹt giấy”.
2. Nhân viên B gọi: “Chị ơi máy hết mực”.
3. Bạn phải gọi cho 3 nhà cung cấp khác nhau để hỏi giá mực, giá sửa.
4. Bạn làm trình ký, chờ sếp duyệt.
5. Kỹ thuật viên đến sửa (có thể mất 1-2 ngày).

Trong 2 ngày đó, cả văn phòng bị đình trệ. Công sức và thời gian của bộ phận hành chính bị lãng phí vào một việc không tạo ra giá trị.

9 Lợi ích chiến lược khi bạn quyết định thuê máy photocopy

Đã thấy rõ gánh nặng của việc “sở hữu”, vậy có nên thuê máy photocopy không? Câu trả lời là CÓ, vì đây là một “Dịch vụ giải pháp” chứ không phải “Chi phí”.

1. Giải phóng vốn, tối ưu dòng tiền (Lợi ích 0 đồng ban đầu)

Đây là lợi ích lớn nhất cho chủ doanh nghiệp và startup. Bạn không cần bỏ ra một xu vốn đầu tư ban đầu. Thay vì “chôn” 80 triệu vào một cỗ máy, bạn giữ lại 80 triệu đó cho kinh doanh. Bạn chỉ trả một khoản phí thuê cố định hàng tháng, ví dụ chỉ từ 800.000 VNĐ/tháng. Dòng tiền (Cash flow) là máu của doanh nghiệp. Đừng để nó bị “đông cứng” trong tài sản cố định.

2. “Quẳng gánh lo đi”: Toàn bộ chi phí bảo trì, vật tư = 0

Khi bạn thuê máy photocopy tại một đơn vị uy tín như Chí Vinh, hợp đồng đã bao gồm TẤT CẢ:

• Hết mực? Chúng tôi chủ động mang mực đến thay, miễn phí.
• Hỏng Drum, Lô sấy? Chúng tôi thay linh kiện chính hãng, miễn phí.
• Máy báo lỗi, kẹt giấy? Kỹ thuật viên của chúng tôi xử lý, miễn phí.

Bạn chỉ cần lo một thứ duy nhất: Giấy in. Mọi rủi ro về chi phí vận hành đã được chúng tôi gánh thay bạn.

3. Kiểm soát ngân sách 100% với chi phí cố định

• Khi mua: Ngân sách của bạn là một đường “zích zắc”. Tháng này 0 đồng, tháng sau vọt lên 10 triệu tiền sửa máy. Rất khó cho kế toán dự toán.
• Khi thuê: Ngân sách của bạn là một đường thẳng. Tháng nào cũng như tháng nào (ví dụ: 1.200.000 VNĐ). Kế toán có thể hạch toán chính xác, chủ doanh nghiệp dự toán chi phí dễ dàng.

4. Luôn được sử dụng công nghệ mới nhất, không lo lỗi thời

Chúng tôi, những công ty cho thuê, phải liên tục cập nhật các dòng máy mới nhất (thường là máy 95-99% nhập khẩu từ châu Âu/Mỹ) để cạnh tranh. Bạn được hưởng lợi từ việc đó. Bạn luôn được dùng máy hiện đại, tốc độ cao, chất lượng bản in đẹp, tích hợp đầy đủ tính năng Scan, In mạng, Bảo mật… mà không cần bỏ thêm tiền nâng cấp.

5. Linh hoạt tuyệt đối: Co giãn theo quy mô doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển, và nhu cầu in ấn cũng vậy.

• Dành cho startup/văn phòng mới: Bắt đầu với gói thuê cơ bản. 6 tháng sau, công ty tăng quy mô, lượng in gấp đôi? Chỉ cần một cuộc gọi, chúng tôi sẽ đổi cho bạn một chiếc máy lớn hơn, công suất cao hơn.
• Dành cho sự kiện: Bạn cần tổ chức hội nghị, triển lãm, hay mở văn phòng dự án trong 3 tháng? Không ai đi mua máy cho nhu cầu này. Dịch vụ thuê máy photocopy ngắn hạn là giải pháp hoàn hảo.

6. Dịch vụ hỗ trợ 5 sao: Cam kết tốc độ

Đây là điểm thể hiện uy tín và kinh nghiệm của Chí Vinh.

• Khi bạn mua: Bạn gọi lên hãng, bạn là 1 trong 1000 khách hàng. Bạn phải chờ theo quy trình (có thể 24-48h).
• Khi bạn thuê: Bạn là đối tác của chúng tôi. Chúng tôi sống bằng dịch vụ. Tại Chí Vinh, chúng tôi cam kết: Hỗ trợ kỹ thuật tận nơi trong vòng 2-4 giờ làm việc (tại TP.HCM). Nếu máy hỏng nặng, chúng tôi sẽ lập tức đổi một máy tương đương để công việc của bạn không bị gián đoạn.

7. Tối ưu về thuế và kế toán

Đây là một lợi ích tài chính “chuyên sâu” mà ít người để ý:

• Khi mua: Máy là Tài sản cố định (TSCĐ). Kế toán phải lập hồ sơ, đăng ký và trích khấu hao hàng tháng trong 3-5 năm. Một quy trình phức tạp.
• Khi thuê: 100% phí thuê hàng tháng được hạch toán thẳng vào Chi phí hoạt động (OPEX). Chi phí này được khấu trừ thuế TNDN ngay lập Eập tức. Vừa đơn giản sổ sách, vừa lợi về thuế.

8. Giảm tải công việc cho bộ phận hành chính

Thay vì làm 5 bước (như đã phân tích ở trên), giờ đây bộ phận hành chính chỉ cần làm 1 việc duy nhất: Gọi đến Hotline 24/7 của Chí Vinh (0906 283 070). Mọi việc còn lại, chúng tôi lo.

9. Dùng thử và trải nghiệm trước khi cam kết

Bạn không chắc máy Ricoh hay Toshiba tốt hơn? Bạn không biết công suất 40 trang/phút có đủ không? Dịch vụ thuê cho phép bạn dùng thử. Nếu không hài lòng, bạn có thể yêu cầu đổi máy khác. Điều này là không thể nếu bạn đã “xuống tiền” mua máy.

So sánh thuê và mua máy photocopy: Bảng tổng quan

Để giúp bạn có cái nhìn trực quan, đây là bảng so sánh thuê và mua máy photocopy nhanh:

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê máy photocopy trọn gói tại đây

Câu hỏi duy nhất: Khi nào thì bạn nên… mua máy?

Là một nhà tư vấn trung thực, tôi phải nói rằng có 2 trường hợp bạn có thể cân nhắc mua máy:

1. Nhu cầu sử dụng cực thấp: Văn phòng của bạn chỉ có 1-2 người, cả tháng in dưới 500 trang (1 ream giấy). Trong trường hợp này, việc thuê một máy photocopy chuyên nghiệp là không cần thiết. Bạn chỉ cần mua một chiếc máy in đa năng gia đình giá 5-7 triệu.
2. Yêu cầu bảo mật cấp độ tuyệt đối: Bạn là đơn vị an ninh, quốc phòng, hoặc R&D công nghệ lõi, nơi quy định cấm kỹ thuật viên bên ngoài tiếp xúc với thiết bị. (Dù vậy, các dịch vụ cho thuê hiện nay đều có giải pháp bảo mật cao cấp, nhưng đây là trường hợp đặc thù).

Nếu bạn không thuộc 2 nhóm trên, thì câu trả lời cho việc nên thuê hay mua máy photocopy đã quá rõ ràng.

Chí Vinh: Đối tác cho thuê máy photocopy uy tín và tận tâm của bạn

Với kinh nghiệm hơn 10 năm (từ 2012) và mã số thuế 0312087006, Chí Vinh không chỉ bán hay cho thuê một chiếc máy. Chúng tôi cung cấp một “Giải pháp vận hành văn phòng thông suốt”.

Chúng tôi cam kết:

• Cung cấp máy photocopy đa dạng từ các thương hiệu hàng đầu Ricoh
• Chỉ sử dụng máy đời mới, vật tư chính hãng, đảm bảo bản in sắc nét và độ bền máy.
• Hợp đồng rõ ràng, minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn.
• Chi phí thuê cạnh tranh nhất thị trường, hợp đồng rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn.
• Đội ngũ kỹ thuật viên tay nghề cao, hỗ trợ tận tâm và nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp?

Kết luận

Quyết định nên thuê hay mua máy photocopy không phải là quyết định “sở hữu tài sản”. Đó là quyết định “mua một dịch vụ” hay “tự gánh lấy rủi ro”.

Mua máy, bạn đang mua một cỗ máy, một tài sản tiêu hao, và vô số phiền phức đi kèm. Thuê máy, bạn đang mua một giải pháp, sự an tâm, hiệu suất công việc, và một đối tác (như Chí Vinh) luôn đồng hành để đảm bảo công việc của bạn không bao giờ bị gián đoạn.

Đừng để nỗi lo về máy móc cản trở công việc kinh doanh của bạn.

Bạn đã sẵn sàng cho một giải pháp in ấn thông minh và tiết kiệm?

Hãy liên hệ ngay với Chí Vinh để nhận tư vấn miễn phí và khảo sát nhu cầu tận nơi. Chúng tôi sẽ giúp bạn chọn được gói thuê máy photocopy phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÍ VINH

• Mã số thuê: 0312087006 (Đăng ký từ 2012)
• Địa chỉ (Trụ sở): 27 Đường Số 23, Phường Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
• Văn phòng đại diện: 124 Nguyễn Văn Thương, Khu phố 1, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline 24/7 (Gọi ngay): 0906 283 070 – 090 323 6231
• Email: chivinh688@gmail.com
• Website: https://chivinh.com.vn