Câu hỏi thường gặp khi thuê và mua máy photocopy

Giá thuê là một khoản cố định mỗi tháng, phụ thuộc chủ yếu vào model (tốc độ in, đen trắng hay màu) và lượng trang bạn in thực tế.
Theo bảng giá hiện hành, máy đen trắng Ricoh MP 305+ có giá từ 799.000đ/tháng, máy màu từ 1.300.000đ/tháng (chưa VAT). Mỗi hợp đồng có thêm một định mức trang/tháng và đơn giá cho phần in vượt, được thống nhất trước khi ký.
Giá từng model xem tại bảng giá cho thuê máy photocopy.

Theo bảng giá đang công bố, giá thuê đã gồm mực, trống, vật tư tiêu hao, vận chuyển, lắp đặt và bảo trì định kỳ. Khi máy hỏng do hao mòn hoặc lỗi kỹ thuật, chi phí sửa chữa và linh kiện thay thế do Chí Vinh chịu.
Chưa bao gồm: VAT, giấy in, phần in vượt định mức (tính theo đơn giá trong hợp đồng) và hư hỏng do sử dụng sai cách, tác động bên ngoài hoặc do bên khác tự sửa máy. Danh sách trường hợp loại trừ xem tại chính sách hỗ trợ thuê máy.

Chưa. Giá trong bảng giá là giá chưa gồm VAT, và giấy in A4/A3 do khách hàng chuẩn bị.
Chí Vinh là pháp nhân có mã số thuế 0312087006 và xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo từng kỳ thanh toán, để doanh nghiệp hạch toán vào chi phí.

Không. Theo chính sách hỗ trợ thuê máy và cam kết trên trang cho thuê, Chí Vinh áp dụng 0đ đặt cọc cho khách hàng doanh nghiệp thuê máy. Điều kiện của từng hợp đồng được ghi trong báo giá và hợp đồng; nếu bạn thuê với tư cách cá nhân hoặc cho dự án ngắn ngày, hãy hỏi lại điều kiện khi nhận báo giá.

Định mức là số trang được dùng mỗi tháng nằm trong giá thuê cố định. Số trang in thực tế được đọc từ bộ đếm (Counter) của máy; phần vượt định mức được tính theo đơn giá mỗi trang ghi trong hợp đồng, bản màu và bản đen trắng thường có đơn giá khác nhau.
Định mức và đơn giá vượt khác nhau theo model và gói thuê, nên Chí Vinh ghi cả hai con số vào báo giá trước khi ký. Nếu tháng nào cũng vượt nhiều, chuyển sang model hoặc gói có định mức cao hơn thường tiết kiệm hơn.

Theo chính sách đang công bố trên trang cho thuê máy photocopy, hợp đồng thuê tối thiểu 3 tháng, sau đó có thể gia hạn. Thời hạn cụ thể của từng gói được ghi trong báo giá và hợp đồng.
Với sự kiện, hội thảo hoặc dự án chỉ cần máy vài ngày đến vài tuần, Chí Vinh báo giá riêng (xem câu hỏi về thuê ngắn ngày bên dưới).

Thủ tục gồm 5 bước:
1. Liên hệ qua hotline, Zalo hoặc form để báo nhu cầu: số người dùng máy, lượng in mỗi tháng, có cần in màu hay không.
2. Kỹ thuật viên khảo sát chỗ đặt máy, ổ điện, mạng nội bộ rồi gửi báo giá kèm định mức và đơn giá phần vượt.
3. Hai bên ký hợp đồng (bản giấy hoặc ký điện tử).
4. Chí Vinh giao máy, lắp đặt, cài driver, thiết lập scan và hướng dẫn sử dụng tại chỗ.
5. Bảo trì định kỳ trong suốt thời gian thuê.
Các thông tin cần cho hợp đồng và hóa đơn sẽ được nhân viên báo khi gửi báo giá.

Có. Khi văn phòng tăng người, cần in màu hoặc lượng in thay đổi, bạn báo nhu cầu mới, Chí Vinh khảo sát lại và đề xuất model phù hợp, có thể lên máy lớn hơn hoặc chuyển xuống máy nhỏ hơn. Giá thuê được điều chỉnh theo model mới.

Có. Văn phòng thường thuê theo hợp đồng nhiều tháng rồi gia hạn tiếp. Nhu cầu ngắn ngày như hội nghị, triển lãm, ban chỉ huy công trình hay đợt in đề thi được tính giá riêng theo thời gian và lượng in. Xem cho thuê máy photocopy sự kiện ngắn ngày hoặc gọi hotline để kiểm tra máy sẵn có.

Điều kiện gia hạn và chấm dứt được ghi trong hợp đồng thuê. Trước khi ký, hãy kiểm tra ba điểm: thời gian phải báo trước khi dừng, các khoản phí (nếu có) khi dừng trước hạn, và cách chốt bộ đếm, thanh toán kỳ cuối khi thu hồi máy. Điều khoản nào chưa rõ, hãy đề nghị ghi cụ thể vào hợp đồng.

Chí Vinh chịu trách nhiệm sửa chữa trong suốt thời gian thuê. Hư hỏng do hao mòn tự nhiên hoặc lỗi kỹ thuật được sửa tận nơi và thay linh kiện mà không tính thêm phí, kể cả phí đi lại.
Ngoại lệ: hư hỏng do đổ nước, va đập, dùng giấy sai chuẩn, nguồn điện chập chờn, thiên tai hoặc máy bị bên khác tự sửa. Khi đó Chí Vinh vẫn sửa nhưng có thể tính phí linh kiện và công theo thỏa thuận. Chi tiết tại chính sách hỗ trợ thuê máy.

Mực đen trắng và mực màu đã nằm trong giá thuê. Khi máy báo sắp hết mực, bạn nhắn Zalo hoặc gọi hotline để Chí Vinh giao và thay mực; mực cũng được kiểm tra trong các lần bảo trì định kỳ. Lượng mực được cấp theo định mức thỏa thuận trong hợp đồng.

Thời gian có mặt khác nhau theo khu vực và được ghi trong hợp đồng. Bảng thời gian theo từng khu vực được công bố tại trang cho thuê máy photocopy.
Có bốn mốc thời gian khác nhau, nên hỏi rõ từng mốc khi nhận báo giá:
Thời gian phản hồi: từ lúc bạn báo lỗi đến khi kỹ thuật viên liên hệ lại. Nhiều lỗi đơn giản được hướng dẫn xử lý ngay qua điện thoại, Zalo hoặc phần mềm điều khiển từ xa.
Thời gian có mặt: từ lúc báo lỗi đến khi kỹ thuật viên tới nơi, tính trong giờ làm việc.
Thời gian khắc phục: phụ thuộc loại lỗi và linh kiện cần thay; không phải lỗi nào cũng sửa xong tại chỗ.
Thời gian thay máy: áp dụng khi không sửa được tại chỗ (xem câu tiếp theo).

Có. Nếu lỗi không thể khắc phục dứt điểm tại chỗ, Chí Vinh mang máy thay thế cùng phân khúc (chức năng và cấu hình tương đương hoặc cao hơn) tới lắp để văn phòng tiếp tục in, còn máy hỏng được đưa về xưởng xử lý. Thời hạn đổi máy được ghi trong hợp đồng.

Máy cho thuê đều là máy đa chức năng Ricoh, có copy và in hai mặt, in qua mạng LAN và scan màu (scan to email, scan to folder). Phần lớn model có bộ nạp bản gốc tự động.
Một số tính năng phụ thuộc model hoặc là tùy chọn: kết nối Wi-Fi, fax, bộ nạp quét hai mặt một lần (SPDF), bộ hoàn thiện đóng ghim. Nếu cần tính năng nào, hãy nêu khi yêu cầu báo giá để được tư vấn model có sẵn tính năng đó.

Chí Vinh cho thuê và hỗ trợ kỹ thuật tận nơi tại TP.HCM, bao gồm cả các khu vực ngoại thành và khu vực Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu cũ (nay thuộc TP.HCM), cùng tỉnh Đồng Nai. Danh sách trang theo từng quận, tỉnh có tại mục khu vực trên trang cho thuê máy photocopy. Nếu bạn ở khu vực khác, hãy liên hệ để kiểm tra khả năng phục vụ.

Hãy chọn theo số trang in mỗi tháng, không chỉ theo số người. Cách nhanh nhất là đọc bộ đếm (Counter) của máy đang dùng rồi chia cho số tháng đã dùng.
Tham khảo chung: văn phòng in vài nghìn trang mỗi tháng thường dùng máy khoảng 30 trang/phút; khi lượng in lên khoảng 10.000 trang/tháng hoặc thường xuyên in tài liệu dài, máy 50–60 trang/phút giúp giảm thời gian chờ. Nhu cầu in rất lớn hoặc theo ca có thể cần máy 75 trang/phút như Ricoh MP 7503.
Đây chỉ là mốc tham khảo; gửi ảnh bộ đếm qua Zalo để được tư vấn model sát với thực tế. Xem thêm 6 bước chọn máy photocopy để thuê.

Nếu chủ yếu in hợp đồng, hóa đơn, tài liệu nội bộ, máy đen trắng là lựa chọn tiết kiệm hơn. Máy màu phù hợp khi bạn thường in hồ sơ thầu, catalogue, bản vẽ phân lớp màu hoặc ấn phẩm marketing.
Máy màu có giá thuê khởi điểm cao hơn (từ 1.300.000đ/tháng so với 799.000đ/tháng của máy đen trắng, chưa VAT) và bản màu có đơn giá cao hơn bản đen trắng. Máy màu vẫn in được bản đen trắng. Xem thuê máy photocopy màu và thuê máy photocopy đen trắng.

Khác biệt chính là tốc độ: MP 3055 in 30 trang/phút, MP 6055 in 60 trang/phút; cả hai là máy đen trắng khổ A3.
MP 3055 (từ 1.299.000đ/tháng) phù hợp văn phòng in vừa phải. MP 6055 (từ 1.800.000đ/tháng) phù hợp phòng ban in nhiều, in tài liệu dài hoặc nhiều người dùng chung một máy. Giá chưa VAT. Chi tiết: thuê Ricoh MP 3055 và thuê Ricoh MP 6055.

Phụ thuộc vào lượng in và cách bạn muốn quản lý chi phí.
Nên thuê khi không muốn bỏ vốn mua máy, lượng in có thể thay đổi, hoặc cần một đơn vị chịu trách nhiệm sửa chữa, thay mực và bảo trì với chi phí cố định hằng tháng.
Nên mua khi lượng in lớn và ổn định trong nhiều năm, bạn muốn sở hữu tài sản và có thể tự lo chi phí mực, linh kiện, sửa chữa sau thời gian bảo hành.
Xem phân tích chi tiết tại nên thuê hay mua máy photocopy, hoặc tham khảo các dòng máy đang bán.

Chí Vinh tập trung vào máy photocopy Ricoh: máy cho thuê là các dòng Ricoh MP, MP C và IM; máy bán gồm Ricoh mới và đã qua sử dụng.
Các hãng lớn như Ricoh, Toshiba, Canon đều có dòng máy văn phòng tốt; khác biệt thường nằm ở độ sẵn linh kiện, mực và đội kỹ thuật phục vụ tại nơi bạn đặt máy. Vì vậy khi so sánh, hãy hỏi đơn vị cung cấp về nguồn linh kiện và thời gian có mặt khi máy hỏng, thay vì chỉ so tên hãng.

Có thể, nếu ngân sách hạn chế và máy được kiểm tra kỹ. Máy cũ (còn gọi là máy bãi) có giá thấp hơn máy mới, nhưng chất lượng phụ thuộc vào số trang đã chạy, tình trạng linh kiện hao mòn và nguồn gốc máy.
Máy cũ Chí Vinh bán được tuyển chọn và kiểm tra tại xưởng trước khi giao, kèm phiếu bảo hành. Xem các dòng máy tại trang bán máy photocopy Ricoh.

Theo chính sách bảo hành hiện hành:
Máy Ricoh mới: bảo hành 1 năm hoặc theo số bản chụp tiêu chuẩn của Ricoh cho từng model, điều kiện nào đến trước.
Máy Ricoh đã qua sử dụng: bảo hành từ 12 đến 24 tháng theo hợp đồng mua bán hoặc theo số bản chụp, điều kiện nào đến trước.
Thời hạn và số bản chụp cụ thể ghi trên phiếu bảo hành. Bảo hành không gồm mực, giấy, linh kiện hao mòn tự nhiên và hư hỏng do sử dụng sai cách.
Lưu ý: bảo hành chỉ áp dụng cho máy mua; máy thuê được sửa chữa, bảo trì theo hợp đồng thuê. Chi tiết tại chính sách bảo hành.

Ít nhất nên kiểm tra: model và số serial khớp với giấy tờ, số trang đã chạy trên bộ đếm, chất lượng bản in và bản scan, khả năng kéo giấy ở tất cả các khay, tình trạng trống, lô sấy, gạt mực, kết nối với máy tính và điều kiện bảo hành ghi trên giấy tờ. Danh sách đầy đủ kèm cách kiểm tra từng mục có trong bài 10 kinh nghiệm mua máy photocopy cũ.

Có. Ngoài bán và cho thuê máy, Chí Vinh cung cấp mực, linh kiện (trống, gạt mực, lô sấy…) và nhận sửa chữa, bảo trì tận nơi cho máy photocopy Ricoh. Chi phí phụ thuộc model và tình trạng máy; hãy liên hệ để được báo giá trước khi thực hiện.