Cách cài driver máy photocopy Ricoh trên Windows 10/11

Nên tải driver Ricoh nào: PCL6, PostScript hay V4?

Với văn phòng in hợp đồng, báo giá, tài liệu Word và Excel, hãy chọn PCL6 Driver for Universal Print. Đây là driver “dùng chung” của Ricoh, chạy được trên phần lớn máy dòng MP và IM, có đủ tùy chọn khay giấy, in hai mặt, mã người dùng. Các loại khác chỉ cần khi có nhu cầu đặc biệt.

Một sai lầm hay gặp là tải driver PostScript cho máy không có tùy chọn PostScript. Máy sẽ in ra hàng trang ký tự lạ hoặc không in gì cả. Nếu không chắc, cứ chọn PCL6.

Tải driver máy photocopy Ricoh theo từng model

Nên tải driver trực tiếp từ trang hỗ trợ của Ricoh để có bản mới nhất và an toàn. Tránh các trang tổng hợp driver không rõ nguồn gốc, vì file có thể đã cũ hoặc bị chèn phần mềm lạ. Bảng dưới đây ghi driver phù hợp cho các dòng máy Chí Vinh đang cho thuê và bán.

Tên model được in ở mặt trước máy, ngay dưới logo Ricoh hoặc phía trên khay giấy. Nếu bạn đang thuê máy photocopy tại Chí Vinh, kỹ thuật viên đã cài driver cho các máy tính trong văn phòng lúc bàn giao. Bạn chỉ cần tự cài khi có máy tính mới hoặc vừa cài lại Windows.

Cách cài driver máy photocopy Ricoh trên Windows 10/11: 5 bước

Cách dưới đây dùng địa chỉ IP, là cách ổn định nhất cho văn phòng có nhiều máy tính. Không cần cáp USB, và khi đổi vị trí ngồi trong cùng mạng thì vẫn in được.

1. Lấy địa chỉ IP của máy photocopy. Trên máy dòng MP, vào User Tools → Printer Features → List/Test Print → Configuration Page để in trang cấu hình; dòng IPv4 Address chính là địa chỉ IP. Trên máy dòng IM, bấm Check Status ở góc dưới màn hình rồi xem mục Network.
2. Tải và giải nén driver. Tải PCL6 Driver for Universal Print đúng phiên bản Windows từ trang Ricoh. Chạy file vừa tải hoặc giải nén vào một thư mục dễ tìm, ví dụ ổ D, để lát nữa chỉ đường dẫn cho Windows.
3. Thêm máy in bằng địa chỉ IP. Windows 11: Settings → Bluetooth & devices → Printers & scanners → Add device, chờ vài giây rồi bấm Add manually. Windows 10: Settings → Devices → Printers & scanners → Add a printer or scanner → The printer that I want isn’t listed. Chọn Add a printer using an IP address or hostname, đặt Device type là TCP/IP Device, nhập IP vừa lấy ở bước 1 và bỏ chọn tự động dò driver.
4. Chọn driver Ricoh. Khi Windows hỏi driver, bấm Have Disk… → Browse, trỏ tới thư mục đã giải nén và chọn file .inf (thường tên là OEMSETUP.INF). Chọn đúng tên driver trong danh sách, đặt tên máy in dễ nhận ra, ví dụ “Ricoh tầng 2 – Kế toán”, và chọn không chia sẻ.
5. In thử và chỉnh mặc định. In trang thử. Sau đó mở Printing preferences để đặt sẵn in hai mặt, in đen trắng và khổ A4; nếu máy dùng mã người dùng, nhập mã tại đây. Trong Printer properties, cập nhật cấu hình tùy chọn để driver nhận đủ khay giấy và bộ đảo mặt.

Vì sao nên đặt địa chỉ IP cố định cho máy photocopy?

Vì driver trên máy tính gửi lệnh in tới đúng địa chỉ IP đã nhập lúc cài. Nếu router cấp cho máy photocopy một địa chỉ khác sau khi mất điện hay khởi động lại, mọi máy tính sẽ báo máy in “Offline” dù máy photocopy vẫn bật bình thường. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất của lỗi bấm in mà máy không chạy.

Có hai cách giữ IP cố định. Cách thứ nhất là đặt IP tĩnh trên máy photocopy, trong User Tools → System Settings → Interface Settings → Network, chọn một địa chỉ nằm ngoài dải router tự cấp. Cách thứ hai, gọn hơn, là đặt chế độ giữ chỗ địa chỉ (DHCP reservation) cho máy photocopy ngay trong trang quản trị router. Nếu văn phòng không có người lo mạng, hãy nhờ kỹ thuật viên làm một lần lúc lắp máy.

Bạn cũng có thể gõ địa chỉ IP của máy vào trình duyệt để mở Web Image Monitor, trang quản lý của Ricoh. Tại đây bạn xem được trạng thái mực, bộ đếm trang và quản lý sổ địa chỉ scan mà không cần đứng ở máy.

Cách cài scan từ máy photocopy Ricoh về máy tính Windows

Cách phổ biến nhất là scan vào một thư mục dùng chung trên máy tính (Scan to Folder). Bạn tạo thư mục, chia sẻ cho một tài khoản có mật khẩu, rồi lưu đường dẫn thư mục vào sổ địa chỉ của máy photocopy. Việc này không cần cài thêm driver.

1. Tạo thư mục nhận file, ví dụ D:\Scan. Nhấp chuột phải, chọn Properties → Sharing → Advanced Sharing, tích Share this folder, vào Permissions cấp quyền Change cho tài khoản sẽ dùng để scan.
2. Chuẩn bị tài khoản có mật khẩu. Máy photocopy không đăng nhập được bằng mã PIN. Nếu máy tính chỉ đăng nhập bằng PIN qua tài khoản Microsoft, hãy tạo thêm một tài khoản cục bộ riêng cho việc scan, có mật khẩu.
3. Ghi lại tên hoặc IP của máy tính. Đường dẫn sẽ có dạng \\TEN-MAY-TINH\Scan hoặc \\192.168.1.20\Scan. Máy tính nhận file cũng nên có IP cố định.
4. Thêm đích scan vào sổ địa chỉ. Trên máy photocopy hoặc qua Web Image Monitor, tạo mục mới trong Address Book, chọn kiểu Folder, giao thức SMB, nhập đường dẫn, tên đăng nhập và mật khẩu, rồi bấm Connection Test.
5. Scan thử. Đặt tài liệu, chọn Scanner, chọn đích vừa tạo và định dạng PDF, bấm Start. File sẽ xuất hiện trong thư mục sau vài giây.

Lỗi thường gặp khi cài driver Ricoh và cách sửa

Phần lớn lỗi sau khi cài driver đến từ ba chỗ: sai địa chỉ IP, sai loại driver, hoặc Windows tự gắn driver mặc định thay cho driver Ricoh. Bảng sau giúp bạn tìm nhanh cách sửa.

Nếu máy photocopy hoàn toàn không phản hồi, kể cả khi bạn photo trực tiếp tại máy, lỗi không nằm ở driver. Bạn có thể tra thêm trong bài 12 lỗi máy photocopy thường gặp và cách khắc phục.

Windows 11 thay đổi gì với driver máy in từ năm 2026?

Microsoft đang dần chuyển Windows sang driver in IPP có sẵn trong hệ điều hành. Từ 15/1/2026, driver máy in mới của các hãng không còn được phát hành qua Windows Update cho Windows 11. Từ 1/7/2026, Windows ưu tiên driver IPP có sẵn khi tự nhận máy in. Theo Microsoft, driver của hãng vẫn cài được bằng gói cài đặt riêng như hướng dẫn ở trên.

Với văn phòng, điều này có nghĩa là Windows 11 có thể tự thêm máy photocopy kèm driver mặc định. In văn bản thường vẫn được, nhưng có thể thiếu tùy chọn khay giấy, đóng ghim hay mã người dùng. Nếu cần các tính năng đó, hãy thêm máy in theo cách dùng IP và chọn driver Ricoh như hướng dẫn. Nguồn: Microsoft Learn – kế hoạch ngừng phục vụ driver máy in bên thứ ba.