Tìm hiểu 12 lỗi máy photocopy thường gặp và cách khắc phục nhanh

Bảng tra nhanh 12 lỗi máy photocopy thường gặp

Tìm dòng giống với tình trạng máy của bạn, xem cột “Tự xử lý” để biết nên tự làm hay gọi kỹ thuật, rồi bấm vào tên lỗi để đọc hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Cách khoanh vùng lỗi trong 2 phút trước khi sửa

Muốn biết lỗi nằm ở phần scan hay phần in, bạn so sánh ba bản thử: một bản photo đặt trên mặt kính, một bản photo qua khay nạp bản gốc tự động, và một trang in từ máy tính. Đây là cách kỹ thuật viên thường làm đầu tiên, và nó giúp tránh thay nhầm linh kiện.

1. Chỉ bản photo qua khay nạp bị lỗi: vấn đề nằm ở khay nạp bản gốc, thường là dải kính hẹp bên trái mặt kính bị bẩn hoặc lô kéo bản gốc bị mòn.
2. Cả hai bản photo đều lỗi nhưng in từ máy tính đẹp: lỗi nằm ở phần scan, như mặt kính, nắp đậy hoặc cài đặt độ đậm khi photo.
3. Cả ba bản đều lỗi giống nhau: lỗi nằm ở phần in, như mực, trống, bộ phát triển mực hoặc cụm sấy. Đa số trường hợp này cần kỹ thuật viên.

Nhóm 1: Lỗi chất lượng bản in

Đây là nhóm lỗi gặp nhiều nhất và cũng dễ đoán sai nhất. Cùng là bản in xấu, nhưng nguyên nhân có thể chỉ là kính bẩn, cũng có thể là trống in đã hết tuổi thọ.

1. Bản in bị mờ, nhạt toàn trang hoặc một phần

Mờ đều cả trang thường do máy sắp hết mực hoặc đang bật chế độ tiết kiệm mực trong driver. Mờ một dải dọc ở cùng một bên trang thường do mực phân bố không đều hoặc trống in đã mòn. Bạn có thể kiểm tra mức mực trên màn hình, tắt chế độ tiết kiệm mực, lấy hộp mực ra lắc nhẹ theo chiều ngang rồi lắp lại. Nếu đã thay mực mà vẫn mờ, trống hoặc bộ phát triển mực cần được kiểm tra.

2. Bản in có vệt đen chạy dọc trang

Nếu vệt chỉ xuất hiện khi photo qua khay nạp bản gốc, nguyên nhân gần như chắc chắn là bụi hoặc vết bút xóa trên dải kính hẹp bên trái mặt kính lớn. Lau bằng khăn mềm khô hoặc hơi ẩm là hết. Nếu in từ máy tính cũng có vệt ở đúng vị trí đó, trống in đã bị xước hoặc lưỡi gạt mực bị mẻ, và cần thay linh kiện.

3. Chấm đen lặp lại cách đều trên trang

Chấm đen lặp lại theo khoảng cách đều cho thấy có một trục quay bị bám bẩn hoặc trầy, thường là trống in hay trục sấy. Mỗi trục có chu vi khác nhau, nên khoảng cách giữa hai chấm giúp kỹ thuật viên biết trục nào đang có vấn đề. Bạn hãy đo khoảng cách đó bằng thước và gửi kèm ảnh bản in, lần sửa sẽ nhanh hơn nhiều.

4. Bản sao đen toàn trang hoặc nền xám

Bản photo đen kịt thường do nắp máy chưa đóng khi copy, mặt kính hoặc mặt trắng dưới nắp bị bẩn, hay độ đậm đang đặt ở mức cao nhất. Bạn hãy đóng nắp, lau kính, đưa độ đậm về mức giữa rồi copy thử. Nếu cả trang in từ máy tính cũng có nền xám, đó là dấu hiệu trống hoặc bộ phát triển mực đã xuống cấp.

5. Chữ bị nhòe, quẹt tay vào bản in bị lem

Mực lem khi quẹt tay nghĩa là mực chưa được nung chảy bám chặt vào giấy. Nguyên nhân hay gặp là giấy ẩm, in giấy dày nhưng không chọn đúng loại giấy trong cài đặt khay, hoặc cụm sấy không đủ nhiệt. Hãy thử ram giấy mới, khô, chọn đúng loại giấy rồi in lại. Nếu vẫn lem, cụm sấy cần được kỹ thuật viên kiểm tra.

Nhóm 2: Lỗi giấy

Lỗi giấy chiếm phần lớn các cuộc gọi hỗ trợ, và may mắn là phần nhiều bắt nguồn từ chính tờ giấy chứ không phải từ máy.

6. Máy photocopy hay bị kẹt giấy

Kẹt giấy lặp đi lặp lại thường do giấy ẩm, xếp giấy quá vạch giới hạn, chặn khổ giấy kẹp quá chặt hoặc lô kéo giấy đã mòn. Khi rút giấy kẹt, hãy mở đúng nắp mà màn hình chỉ dẫn và kéo theo chiều giấy chạy. Đừng giật ngược, vì mẩu giấy rách còn sót lại bên trong sẽ gây kẹt tiếp. Cách rút giấy ở từng vị trí được hướng dẫn trong bài máy photocopy bị kẹt giấy: 7 nguyên nhân và cách xử lý.

7. Máy kéo nhiều tờ một lúc hoặc không kéo giấy

Giấy mới mở ram thường dính nhau do tĩnh điện. Bạn chỉ cần xòe nhẹ tập giấy, gõ cho thẳng mép rồi mới cho vào khay. Nếu máy báo hết giấy dù khay vẫn đầy, hoặc thường xuyên kéo hai ba tờ cùng lúc, lô kéo giấy đã mòn mất độ bám và cần thay. Đây là linh kiện rẻ, thay nhanh.

8. Giấy ra bị nhăn, cong mép

Giấy bị cong thường do hút ẩm, nhất là giấy để mở ram nhiều ngày trong mùa mưa. Hãy giữ giấy trong bao bì, để nơi khô, và thử lật mặt tập giấy trong khay. Nếu giấy mới vẫn nhăn ở cùng một vị trí, trục sấy có thể bị mòn hoặc lệch áp lực, cần kỹ thuật viên kiểm tra.

Nhóm 3: Lỗi bản sao và scan

9. Bản sao hoặc bản scan bị lệch, mất lề

Bản sao lệch thường do đặt bản gốc không sát góc trên mặt kính, hoặc thanh chặn hai bên khay nạp bản gốc không ôm sát tập giấy. Mất chữ ở mép thường do chọn sai khổ giấy, ví dụ bản gốc A4 nhưng khay in đang đặt khổ khác. Hãy căn bản gốc theo mũi tên chỉ góc, kéo thanh chặn vừa khít và kiểm tra lại khổ giấy. Nếu khay nạp bản gốc vẫn kéo lệch dù đã chỉnh, lô kéo bản gốc đã mòn.

Nhóm 4: Lỗi kết nối và hệ thống

10. Bấm in trên máy tính nhưng máy photocopy không chạy

Nếu tất cả máy tính đều không in được, lỗi nằm ở mạng hoặc ở máy photocopy. Thường gặp nhất là router vừa khởi động lại và cấp cho máy photocopy một địa chỉ IP mới. Nếu chỉ một máy tính không in được, hãy xóa các lệnh in bị kẹt trong hàng đợi và kiểm tra lại driver.

Cách cài driver đúng cho Windows 10/11 có trong bài cách cài driver máy photocopy Ricoh trên Windows. Để lỗi không lặp lại, nhờ kỹ thuật viên đặt địa chỉ IP cố định cho máy.

11. Máy khởi động chậm, treo ở màn hình chờ

Một máy Ricoh văn phòng còn tốt như MP 3054 khởi động trong khoảng 14 giây. Nếu phải chờ vài phút, nguyên nhân thường nằm ở chế độ ngủ sâu, cụm sấy lâu lên nhiệt, ổ cứng đầy hoặc lỗi, hay nguồn điện yếu.

Bước đầu tiên luôn là tắt máy đúng cách bằng nút nguồn, chờ đèn tắt hẳn rồi mới bật lại. Chi tiết từng nguyên nhân và các mã lỗi đi kèm có trong bài máy photocopy khởi động chậm: nguyên nhân và cách khắc phục.

12. Máy báo mã lỗi SC hoặc báo đầy bình mực thải

Mã SC (Service Call) trên máy Ricoh báo lỗi linh kiện cần kỹ thuật viên xử lý. Một số mã tự hết sau khi tắt mở máy đúng cách. Các mã liên quan đến cụm sấy hay ổ cứng thường khóa máy cho đến khi nguyên nhân được sửa và mã được reset trong chế độ bảo trì.

Thông báo vật tư như sắp hết mực hay bình mực thải đầy thì khác: đó không phải lỗi hỏng, chỉ cần thay đúng vật tư mà màn hình chỉ dẫn.

Một lưu ý nhỏ: nhiều bài viết trên mạng ghi E019 là mã lỗi mực thải của máy Ricoh. Thực ra E019 là mã của máy Canon imageRUNNER. Máy Ricoh báo đầy bình mực thải bằng thông báo chữ và biểu tượng trên màn hình, không dùng mã E019.

Lỗi nào nên gọi kỹ thuật viên thay vì tự sửa?

Bạn nên gọi kỹ thuật viên khi lỗi liên quan đến linh kiện bên trong máy hoặc đã tự xử lý hai lần mà không hết. Cố tháo thêm ở giai đoạn này dễ làm hỏng linh kiện đắt hơn.

• Màn hình hiện mã SC, nhất là khi máy bị khóa không cho in.
• Vệt đen, chấm đen hay nền xám vẫn còn sau khi đã lau kính và thay mực.
• Kẹt giấy ở cùng một vị trí nhiều lần trong ngày, hoặc giấy rách vụn còn kẹt sâu bên trong.
• Có mùi khét, tiếng rít hay tiếng lạch cạch bất thường khi máy chạy.
• Mực lem dù giấy khô và đã chọn đúng loại giấy.

Khi gọi, hãy chuẩn bị tên model, ảnh màn hình báo lỗi và một bản in bị lỗi. Ba thứ này giúp kỹ thuật viên đoán đúng linh kiện và mang theo ngay trong lần đến đầu tiên. Linh kiện thay thế cho máy Ricoh có tại trang linh kiện, vật tư máy photocopy.

Làm sao để máy photocopy ít gặp lỗi?

Phần lớn lỗi có thể phòng được bằng năm thói quen đơn giản. Đội kỹ thuật Chí Vinh thấy rằng những văn phòng giữ được các thói quen này hiếm khi phải gọi sửa máy giữa hai kỳ bảo trì.

1. Bảo quản giấy đúng cách: giữ trong bao, để nơi khô, mở ram nào dùng hết ram đó.
2. Lau kính mỗi tuần: cả mặt kính lớn, dải kính hẹp của khay nạp bản gốc và mặt trắng dưới nắp.
3. Tắt máy đúng quy trình: dùng nút nguồn, chờ đèn tắt rồi mới ngắt điện; trong ngày thì để máy tự ngủ.
4. Dùng mực và vật tư đúng chuẩn: mực kém chất lượng là nguyên nhân phổ biến của bản in mờ, nền xám và trống mòn nhanh.
5. Bảo trì định kỳ ba tháng một lần: vệ sinh trống, cụm sấy, lô kéo giấy để phát hiện sớm linh kiện sắp hỏng.

Muốn đọc thêm, bạn xem cách kéo dài tuổi thọ máy photocopy và hướng dẫn sử dụng máy photocopy, máy in hợp lý.