Thuê máy photocopy cho trường học, trung tâm đào tạo – In đề thi, tài liệu theo năm học

Vì sao trường học nên thuê máy photocopy thay vì mua?

Nhu cầu in của nhà trường không đều: đầu năm học in hồ sơ, sổ sách và tài liệu nhập học; giữa kỳ và cuối kỳ in đề kiểm tra cho nhiều khối cùng lúc; mùa hè lượng in giảm hẳn. Mua máy nghĩa là phải chọn công suất cho tuần cao điểm rồi để máy chạy dưới tải phần lớn thời gian, trong khi mực, linh kiện và thợ sửa vẫn do trường tự lo.

Thuê máy photocopy trường học chuyển các việc đó sang bên cho thuê:

• Chi phí dự trù được: mỗi tháng trả một khoản cố định, trong đó đã có mực, trống, vật tư tiêu hao và công bảo trì định kỳ, nên tài vụ lập dự toán cho cả năm học dễ hơn.
• Không cần nhân sự sửa máy: giáo viên hay nhân viên văn thư chỉ cần gọi hotline khi máy báo lỗi, không phải tự thay mực, gỡ kẹt giấy nhiều lần.
• Đổi công suất khi nhu cầu đổi: tăng lớp, tăng học sinh hoặc thấy máy không theo kịp mùa thi thì chuyển sang model lớn hơn trong thời gian thuê (phí có thể điều chỉnh theo model mới).
• Không phải thanh lý máy cũ: hết hợp đồng có thể gia hạn, đổi máy hoặc trả máy theo điều khoản đã ký.

Trang này không đưa ra con số “tiết kiệm bao nhiêu phần trăm” vì mức chênh lệch phụ thuộc lượng in, thời gian sử dụng và giá máy mà trường định mua. Cách so sánh chi phí thuê và mua theo từng năm có ở trang dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh trọn gói.

Giải pháp theo từng loại hình trường và trung tâm

Cùng là “trường học” nhưng thứ cần in, thời điểm in và người đứng máy rất khác nhau. Dưới đây là cách nhìn nhanh để chọn cấu hình khởi điểm; số máy và model cuối cùng được chốt sau khi khảo sát.

Thuê máy in đề thi và tài liệu học tập cần lưu ý gì?

Phần lớn sự cố mùa thi không phải do máy “chậm” mà do tính thiếu thời gian, thiếu giấy trong khay, hoặc phát hiện lỗi bản in khi đã in xong cả lô. Trước khi chọn máy photocopy in đề thi, hãy trả lời năm câu hỏi dưới đây.

1. Tính số trang thực tế cần in, không tính theo số đề

Lấy số thí sinh nhân số trang của mỗi đề (tính theo mặt in), cộng thêm phần dự phòng. Ví dụ minh họa: một khối 600 học sinh, mỗi đề 4 trang in hai mặt trên 2 tờ A4 thì một môn cần khoảng 2.400 mặt in và 1.200 tờ giấy, chưa tính đề dự phòng và phiếu trả lời. Nếu trong cùng tuần có 4 – 5 môn cho 3 khối, con số này nhân lên rất nhanh.

2. Hiểu đúng tốc độ danh định

Tốc độ ghi trên catalogue (30, 60 trang/phút) là tốc độ in liên tục một mặt khổ A4 trong điều kiện tiêu chuẩn. Một lô đề thi thật còn mất thời gian cho việc khởi động máy, in bản đầu, đảo mặt khi in hai mặt, sắp bộ khi đề nhiều trang, nạp thêm giấy, thay mực và kiểm tra bản in. Với ví dụ trên, 2.400 mặt in ở 30 trang/phút cần khoảng 80 phút chạy máy liên tục trên lý thuyết, ở 60 trang/phút khoảng 40 phút; thời gian thực tế sẽ dài hơn. Vì vậy nên chạy thử một lô nhỏ ngay sau khi lắp máy để biết tốc độ thật trên đúng loại đề của trường.

3. Kiểm tra khay giấy và khổ giấy

Theo thông số của Ricoh cho MP 3055SP, dung lượng giấy tiêu chuẩn là 1.200 tờ (2 khay 550 tờ và khay tay 100 tờ), mở rộng tối đa 4.700 tờ. Nghĩa là với ví dụ 1.200 tờ ở trên, máy cấu hình tiêu chuẩn gần như phải nạp lại giấy sau mỗi môn. Nếu trường in đề khổ A3 gấp đôi hoặc phiếu trả lời A3, cần xác nhận máy có khay A3 và khay đó được nạp đúng khổ.

4. In hai mặt, sắp bộ và bản gốc nhiều trang

• In hai mặt tự động: giảm một nửa số tờ giấy cho đề dài; Ricoh ghi bộ in đảo mặt là trang bị tiêu chuẩn trên MP 3055SP.
• Sắp bộ (sort): khi in nhiều bản của một đề nhiều trang, chọn sắp bộ để mỗi bộ ra đúng thứ tự trang, đỡ công xếp tay.
• Bộ nạp bản gốc (ARDF/SPDF): khi photocopy từ bản gốc giấy hoặc scan đề lưu trữ, bộ nạp tự động giúp không phải đặt từng tờ. SPDF quét hai mặt trong một lượt; theo Ricoh, trên MP 3055SP tốc độ scan là 80 bản/phút với ARDF, 110 bản/phút một mặt và 180 bản/phút hai mặt với SPDF.
• In từ file thay vì photocopy bản gốc: bản in từ file thường sắc nét hơn bản sao, đặc biệt với hình vẽ, công thức và chữ nhỏ.

5. Kiểm tra chất lượng trước khi in cả lô

• In một bộ đầy đủ, soát thứ tự trang, mặt trước – mặt sau, lề giấy và độ đậm của hình, bảng biểu.
• Soát giữa lô (ví dụ sau mỗi vài trăm bộ) để phát hiện vệt mực, mờ chữ hoặc lệch trang trước khi lỗi lan ra cả lô.
• Kiểm tra lượng mực còn và chuẩn bị giấy đủ cho cả đợt trước ngày in, không để đến khi máy báo hết.
• Lên lịch in sớm, để dư thời gian xử lý nếu máy cần kỹ thuật can thiệp.

Gợi ý chọn công suất theo lượng in hằng tháng, theo bài tư vấn chọn thuê máy photocopy: dưới 3.000 trang/tháng dùng máy khoảng 30 trang/phút; từ 10.000 trang/tháng trở lên nên dùng máy khoảng 60 trang/phút. Với trường học, hãy tính riêng tháng cao điểm thi thay vì lấy trung bình cả năm.

Bảo mật đề thi và thông tin học sinh khi in, scan

Đề thi lộ ra ngoài thường không phải qua đường phức tạp, mà qua những sơ suất rất đời thường quanh chiếc máy photocopy. Bảng dưới gom các rủi ro hay gặp và cách giảm rủi ro bằng quy trình nội bộ kết hợp chức năng có trên máy (nếu model hỗ trợ).

Theo tài liệu của Ricoh, MP 3055SP có xác thực người dùng bằng mã người dùng (User Code) và chức năng ghi đè dữ liệu DataOverwriteSecurity (DOSS) tiêu chuẩn, 2 GB RAM và ổ cứng 320 GB. Đây là thông số của hãng; tính năng thực tế trên máy giao cho trường phụ thuộc model, cấu hình và cách thiết lập, nên hãy yêu cầu ghi rõ trong báo giá và kiểm tra lại khi bàn giao.

Ba việc nên làm ngay ngày nhận máy: đổi mật khẩu quản trị mặc định và giao cho một đầu mối của trường giữ; tạo thư mục scan riêng cho tổ ra đề và phân quyền truy cập; thống nhất ai được vận hành máy in đề trong mùa thi.

Chí Vinh cung cấp máy, cài đặt và bảo trì; trang này không thay thế quy chế thi hay quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhà trường.

Chọn máy photocopy nào cho trường học?

Chí Vinh chỉ cho thuê máy Ricoh. Bảng dưới xếp model theo mức nhu cầu; giá lấy từ bảng giá công khai hiện hành, tốc độ là tốc độ danh định của hãng.

So sánh kỹ hơn giữa máy đen trắng và máy màu: thuê máy photocopy đen trắng và thuê máy photocopy màu.

Bảng giá thuê máy photocopy cho trường học

Chí Vinh hiện không có bảng giá riêng cho trường học; trường và trung tâm đào tạo áp dụng cùng bảng giá công khai trên trang báo giá cho thuê máy photocopy Ricoh. Giá chưa gồm VAT và đã gồm mực, trống, vật tư tiêu hao, bảo trì định kỳ; giấy in do trường tự chuẩn bị.

Những yếu tố làm báo giá của trường thay đổi

• Số máy và vị trí đặt: tách máy in đề và máy dùng chung, hoặc đặt máy ở nhiều cơ sở.
• Định mức trang mỗi tháng và đơn giá trang vượt: được ghi trong hợp đồng, đếm theo bộ đếm của máy. Tháng thi có thể vượt định mức, nên hỏi rõ cách tính trước khi ký.
• Tỷ lệ in màu và khổ A3: máy màu có phí thuê cao hơn máy đen trắng.
• Cấu hình: bộ nạp bản gốc, khay giấy mở rộng, ổ cứng khác nhau theo model.
• Thời hạn hợp đồng và địa điểm: theo chính sách vận chuyển, hợp đồng thuê từ 12 tháng được miễn phí giao và lắp đặt tại TP.HCM, Thủ Dầu Một, Dĩ An, Thuận An, Biên Hòa, Long Thành, Nhơn Trạch; khu vực khác báo phí khi lên báo giá.

Không có mức giảm giá hay ưu đãi dành riêng cho trường học được công bố trên trang này. Nếu nhà trường thuê nhiều máy, hãy gửi danh sách để nhận báo giá theo đúng số lượng và cấu hình.

Gói thuê theo học kỳ, năm học: những phương án có thể trao đổi

Chí Vinh chưa công bố một “gói năm học” cố định. Thay vào đó, các phương án dưới đây dựa trên dịch vụ đã công bố và được chốt cụ thể trong hợp đồng của từng trường:

Về tháng hè và thời gian nghỉ: hiện chưa có chính sách công bố về tạm dừng hợp đồng, giảm phí tháng hè hay tăng định mức miễn phí trong mùa thi. Nếu trường cần những điều khoản này, hãy nêu ngay khi xin báo giá để được trả lời bằng văn bản trước khi ký.

Với nhu cầu in rất ngắn như một kỳ thi riêng hay một sự kiện, xem thêm cho thuê máy photocopy ngắn hạn cho sự kiện.

Hồ sơ, hóa đơn và điều khoản cho bộ phận tài vụ

Bộ phận kế toán – tài vụ thường cần nắm rõ chứng từ trước khi trình duyệt. Những gì Chí Vinh đã công bố:

• Pháp nhân: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Chí Vinh, mã số thuế 0312087006.
• Hợp đồng: hợp đồng điện tử hoặc bản giấy; ghi model, định mức bản in, giá thuê và chi phí trang vượt.
• Đặt cọc: 0đ.
• Hóa đơn: hóa đơn VAT theo từng kỳ thanh toán.
• Đối chiếu số trang: theo bộ đếm (Counter) của máy.

Thông tin trường nên chuẩn bị khi xin báo giá

1. Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn, người đại diện ký hợp đồng.
2. Địa chỉ đặt máy (từng cơ sở nếu có nhiều cơ sở) và người liên hệ tại chỗ.
3. Số học sinh, học viên; số lớp hoặc số khối; số giáo viên dùng máy.
4. Lượng in ước tính mỗi tháng và lịch các đợt thi trong năm học.
5. Nhu cầu khổ A3, in màu, scan; kỳ thanh toán mong muốn (tháng, quý).
6. Các hồ sơ khác mà đơn vị cần cho thủ tục nội bộ.

Lưu ý với trường công lập: việc thuê thiết bị của đơn vị sự nghiệp công lập phải theo quy trình mua sắm, dự toán và quy định pháp luật áp dụng cho chính đơn vị đó. Trang này không khẳng định gói thuê đáp ứng sẵn mọi yêu cầu thủ tục; nhà trường nên đối chiếu với bộ phận tài vụ và gửi danh sách hồ sơ cần có để Chí Vinh xác nhận những gì cung cấp được.

Quy trình thuê máy photocopy cho trường học

1. Gửi yêu cầu: gọi 0906 283 070 hoặc nhắn Zalo với số học sinh, lượng in ước tính và lịch thi. Trong giờ làm việc, nhân viên gọi lại trong 15 phút.
2. Khảo sát miễn phí: xem vị trí đặt máy, nguồn điện, mạng nội bộ, cách giáo viên đang gửi lệnh in và nơi để máy in đề.
3. Báo giá: nêu rõ từng máy sẽ giao (model, cấu hình), số trang trong định mức, giá mỗi trang vượt và kỳ xuất hóa đơn.
4. Ký hợp đồng: trường chọn ký bản giấy hoặc hợp đồng điện tử; không phải đặt cọc.
5. Giao lắp, bàn giao: lắp máy, cài driver cho máy tính của văn phòng và tổ chuyên môn, thiết lập scan về email hoặc thư mục, hướng dẫn người phụ trách in tại chỗ.
6. Bảo trì và hỗ trợ: bảo trì định kỳ; khi máy báo lỗi có thể được hỗ trợ từ xa qua điện thoại, Zalo hoặc Ultraviewer, hoặc cử kỹ thuật viên tới. Máy lỗi nặng lặp lại không khắc phục được trong 8 giờ làm việc được đổi máy tương đương theo chính sách hỗ trợ thuê.

Thời gian giao máy và thời gian kỹ thuật có mặt cho địa chỉ của trường được xác nhận khi báo giá, nên đặt lịch giao máy trước đợt thi đủ sớm để kịp chạy thử. Lỗi thường gặp như kẹt giấy có thể tự xử lý theo hướng dẫn khắc phục máy photocopy kẹt giấy.

Vì sao chọn Chí Vinh?

• Doanh nghiệp hoạt động từ năm 2012: mã số thuế 0312087006, xuất hóa đơn VAT đúng từng kỳ thanh toán.
• Một thương hiệu máy duy nhất: chỉ cho thuê Ricoh nên vật tư, linh kiện luôn khớp model và đội kỹ thuật xử lý quen tay các lỗi của dòng MP.
• Chi phí cố định, 0đ đặt cọc: mực, vật tư, bảo trì định kỳ nằm trong phí thuê.
• Giá công khai: trường áp dụng cùng bảng giá công khai như mọi khách hàng, dễ đối chiếu khi trình duyệt.
• Khu vực phục vụ: trường và trung tâm trên toàn TP.HCM mới (bao gồm địa bàn Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu trước sáp nhập) và tỉnh Đồng Nai.

Đơn vị khác có nhu cầu tương tự có thể xem thuê máy photocopy cho bệnh viện, phòng khám, thuê máy photocopy khu công nghiệp hoặc cho thuê máy photocopy văn phòng.